Mutabakat, işletmeler arasında borç ve alacak ilişkilerinin kontrol edilerek, muhasebe kayıtlarının karşılıklı olarak doğrulanması sürecidir. Özellikle finansal işlemlerin yoğun olduğu firmalarda, doğru ve güncel mali verilerin tutulması açısından büyük önem taşır. Bu süreç, olası hataların veya tutarsızlıkların erken tespit edilmesini sağlar. Bu yazımızda “Mutabakat nasıl yapılır?” sorusuna detaylı cevaplar vererek, mutabakat sürecinin aşamalarını ve dikkat edilmesi gereken noktaları inceliyoruz.
Mutabakat Nasıl Yapılır?
Mutabakat süreci, işletmelerin muhasebe kayıtlarını karşılaştırarak, aralarındaki borç-alacak dengelerini kontrol etme işlemidir. Bu süreç, özellikle ticari ilişkilerde güveni artırmak ve mali riskleri minimize etmek için uygulanır.
Mutabakat süreci, genellikle yıl sonlarında veya dönem sonlarında yoğun olarak yapılır. Ancak aylık ya da üç aylık periyotlarda düzenli olarak gerçekleştirilmesi, finansal sağlığın sürdürülebilirliği açısından faydalıdır. Şirketler, karşı tarafın borç ve alacak kayıtlarını kendi sistemleriyle karşılaştırarak uyuşmazlık olup olmadığını tespit eder. Bu uyuşmazlıkların belgelerle desteklenerek çözüme kavuşturulması, muhasebe süreçlerinin doğruluğunu sağlar. Elektronik mutabakat sistemleri sayesinde bu işlemler çok daha hızlı ve güvenli biçimde yapılabilir.
Mutabakat Türleri Nelerdir?
Mutabakat işlemleri farklı türlerde yapılabilir ve her biri farklı kontrol alanlarına odaklanır.
Cari Hesap Mutabakatı
İşletmelerin birbirlerine olan borç ve alacaklarını netleştirmek amacıyla yapılan mutabakattır. Genellikle ay sonunda gönderilen ekstrelerle karşı tarafın onayı alınarak gerçekleştirilir.
BA/BS Formu Mutabakatı
Vergi Usul Kanunu kapsamında, 5000 TL üzerindeki alış ve satış işlemlerini beyan etmek için yapılan bir mutabakattır. BA formu alışları, BS formu satışları bildirir.
Banka Mutabakatı
Firmanın banka hesap kayıtları ile banka ekstresi karşılaştırılarak yapılır. Bu işlem, banka işlemlerinde olası hataları ve eksiklikleri tespit etmek için önemlidir.
Stok Mutabakatı
Depodaki fiziksel stok sayımlarıyla, muhasebe kayıtlarında yer alan stok miktarlarının karşılaştırılmasıdır. Özellikle üretim yapan firmalar için hayati öneme sahiptir.
Mutabakat Nasıl Yapılır Adım Adım?
Mutabakat süreci planlı ve sistematik bir şekilde yürütülmelidir. Öncelikle ilgili dönem belirlenir ve karşı tarafa gönderilecek mutabakat mektubu hazırlanır. Mektupta; borç/alacak bakiyesi, tarih aralığı ve açıklamalar net şekilde yazılmalıdır. Karşı taraf, kendi kayıtlarıyla bu bilgileri karşılaştırarak onay verir ya da itirazda bulunur. Eğer kayıtlar arasında farklılık varsa, her iki taraf da belgeleri karşılaştırarak hatanın nedenini tespit eder. Hatalar düzeltilir ve mutabakat sağlanana kadar süreç devam eder. İşlemler tamamlandığında, mutabakat yazılı ve arşivlenebilir şekilde belgelenmelidir.
Mutabakat Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Mutabakatın etkin bir şekilde yürütülebilmesi için bazı kritik unsurlar göz önünde bulundurulmalıdır. İlk olarak mutabakat yapılacak tarafın güncel iletişim bilgileri doğru olmalıdır. Hazırlanan mutabakat mektupları açık, anlaşılır ve detaylı bilgiler içermelidir. Belgeler, mümkünse e-posta ya da elektronik sistemler aracılığıyla iletilmeli ve yanıtlar kayıt altına alınmalıdır. Yanıt alınmayan mutabakatlar için tekrar gönderim yapılmalı veya telefonla teyit edilmelidir. Ayrıca belge ve evrakların güvenliği, bilgi sızıntılarına karşı korunmalıdır.
Elektronik Mutabakat Sistemlerinin Avantajları
Günümüzde birçok firma, elektronik mutabakat sistemlerini tercih etmektedir. Bu sistemler, hem zaman tasarrufu sağlar hem de hataları minimize eder. Manuel işlemlerde oluşabilecek veri giriş hataları, elektronik sistemlerde sistematik kontrollerle engellenir. Ayrıca belgelerin dijital ortamda arşivlenmesi, hem yer tasarrufu sağlar hem de geçmiş kayıtların kolay erişilebilir olmasına olanak tanır. Entegrasyonlu muhasebe yazılımları ile entegre çalışan bu sistemler, şirketler arası mutabakat süreçlerini büyük ölçüde kolaylaştırmaktadır.
Sıkça Sorulan Sorular
Mutabakat süreci ile ilgili en çok merak edilen sorulara aşağıda detaylı ve açıklayıcı cevaplar verilmiştir.
Mutabakat yazısı nasıl hazırlanır?
Mutabakat yazısı, firmanın karşı tarafa olan borç veya alacak durumunu belirtir şekilde hazırlanmalıdır. Yazıda, tarih aralığı, işlem tutarları, açıklamalar ve varsa ekstre bilgileri yer almalıdır. Yazının sonunda karşı tarafın onayını belirtmesi için bir alan bırakılmalıdır.
Mutabakat zorunlu mudur?
Yasal olarak tüm mutabakatlar zorunlu değildir, ancak ticari güvenin sağlanması ve vergi denetimlerinde sorun yaşamamak için düzenli yapılması tavsiye edilir. BA/BS mutabakatları ise belirli tutarların üzerindeyse zorunludur.
Elektronik mutabakat güvenli midir?
Evet, elektronik mutabakat sistemleri yüksek güvenlik protokolleri ile çalışır. SSL şifreleme, kullanıcı doğrulama gibi güvenlik önlemleri sayesinde veri güvenliği sağlanır ve taraflar arası iletişim kayıt altına alınır.
Mutabakatta itiraz nasıl yapılır?
Karşı tarafın gönderdiği mutabakat yazısında yer alan bilgilerde bir hata olduğunu düşünen firma, gerekçeleriyle birlikte itirazını yazılı olarak iletmelidir. Gerekirse ek belgelerle desteklenerek yeniden bir mutabakat süreci başlatılabilir.
Mutabakat ne sıklıkla yapılmalıdır?
Mutabakat, firmaların işlem hacmine göre değişmekle birlikte aylık veya üç aylık periyotlarla yapılması önerilir. Yıl sonlarında mutlaka yapılmalı, muhasebe kapanışlarında güncel bilgiler esas alınmalıdır.
Mutabakat belgeleri ne kadar saklanmalı?
Mutabakat belgeleri, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında 5 ila 10 yıl arasında saklanmalıdır. Elektronik ortamdaki belgelerin yedeklenmiş olması da önemlidir.
