Kapasite raporu, bir işletmenin üretim gücünü resmi olarak belgeleyen ve ticaret, yatırım ya da teşvik süreçlerinde kritik rol oynayan önemli bir dokümandır. Sanayi siciline kayıtlı firmaların sanayi odaları aracılığıyla aldığı bu belge, hem yasal hem de ekonomik işlemlerde işlevsellik sağlar. Ancak kapasite raporuna başvurabilmek için belirli belgelerin eksiksiz olarak sunulması gerekir. Bu yazımızda kapasite raporu için gerekli evrakların neler olduğunu, başvuru sürecinde dikkat edilmesi gereken noktaları ve bu belgenin neden bu kadar önemli olduğunu detaylarıyla inceliyoruz.
Kapasite Raporu Nedir?
Kapasite raporu, bir işletmenin üretim olanaklarını belgeleyen, sanayi odaları tarafından düzenlenen resmi bir belgedir. Kapasite raporu, bir işletmenin üretim kapasitesini, makine parkurunu, hammadde ihtiyacını ve personel durumunu kayıt altına alan teknik bir dokümandır. Türkiye’de bu belge, çoğunlukla ticaret ve sanayi odaları tarafından düzenlenir ve Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB) onayından geçerek geçerlilik kazanır.
Teşvik başvurularından, ihalelere, KOSGEB desteklerinden sanayi sicil belgesi alımına kadar birçok süreçte kapasite raporu zorunlu belgeler arasında yer alır. Ayrıca kredi başvuruları, yatırım teşvikleri, ithalat ve ihracat işlemleri gibi ekonomik faaliyetlerde de işletmenin resmi kapasitesini belgeleyerek önemli avantajlar sağlar. Bu nedenle kapasite raporu, üretim yapan firmalar için hem bir kimlik hem de iş yapabilirlik göstergesidir.
Kapasite Raporu İçin Gerekli Evraklar Nelerdir?
Kapasite raporuna başvuru yapabilmek için sanayi odalarının belirlediği resmi belgelerin eksiksiz ve doğru bir şekilde hazırlanması gerekir. Sanayi odaları tarafından istenen belgeler, işletmenin faaliyet türüne, tüzel kişilik yapısına ve üretim alanına göre ufak değişiklikler gösterebilir. Ancak genel olarak istenen evraklar arasında vergi levhası fotokopisi, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi, kira sözleşmesi ya da tapu fotokopisi, faaliyet belgesi ve üretim yapılan yerin krokisi gibi dokümanlar bulunur. Ayrıca üretim tesisindeki makinelerin marka, model, gücü ve üretim yılı gibi bilgileri içeren makine parkuru listesi de zorunlu evraklardandır. Bu belgelerin hazırlanması sürecinde eksiklik olmaması, sürecin hızlı ve sorunsuz tamamlanması için oldukça önemlidir.
Vergi Levhası ve Ticaret Sicil Gazetesi
İşletmenin tüzel kişiliğini ve yasal faaliyetini belgeleyen bu dokümanlar, başvurunun temelini oluşturur. Vergi levhası, firmanın Maliye Bakanlığı nezdindeki yasal kayıtlarını gösterirken, ticaret sicil gazetesi ise firmanın tescil bilgilerini ve ana sözleşmesini içerir. Bu belgeler kapasite raporunun hangi firma adına düzenleneceğinin yasal kanıtlarıdır.
İmza Sirküleri ve Faaliyet Belgesi
Şirketi temsil etmeye yetkili kişileri gösteren imza sirküleri, sanayi odasına beyan edilen yetkilinin doğruluğunu ispatlar. Faaliyet belgesi ise işletmenin güncel olarak ticaret odasına kayıtlı ve faal olduğunu belgelendirir. Genellikle son 6 ay içerisinde alınmış olması gerekir.
Kira Sözleşmesi veya Tapu Fotokopisi
Üretim yapılan yerin yasal kullanım hakkını gösteren belgelerden biri mutlaka sunulmalıdır. Eğer üretim alanı şirketin mülkiyetindeyse tapu fotokopisi, kiralıksa noter onaylı kira sözleşmesi gereklidir. Ayrıca bu yerin hangi faaliyet için kullanıldığı net şekilde belirtilmelidir.
Makine Listesi ve Yerleşim Planı
Üretimde kullanılan makinelerin teknik özelliklerini ve yerleşimini gösteren detaylı bilgiler, kapasite tespitinin temelidir. Makine listesi, makinelerin markası, modeli, üretim yılı, gücü ve adet sayısı gibi bilgileri içermelidir. Yerleşim planı ise bu makinelerin üretim alanındaki dağılımını gösterir ve çoğunlukla teknik çizim olarak sunulur.
Kapasite Raporu Alım Süreci Nasıl İşler?
Kapasite raporu başvurusu, hazırlanan belgelerin sanayi odasına teslim edilmesiyle başlar ve denetim süreciyle devam eder. İlgili sanayi odasına yapılan başvuru sonrasında, odanın yetkilendirdiği eksperler firma sahasında denetim yaparak sunulan belgelerin doğruluğunu yerinde inceler. Bu süreçte üretim yapılan alan, makine parkuru ve iş gücü gibi unsurlar detaylı şekilde analiz edilir. Denetim olumlu sonuçlandığında, eksper tarafından düzenlenen rapor TOBB sistemine aktarılır ve onay süreci başlar. TOBB onayının ardından kapasite raporu dijital ve fiziki olarak firmaya teslim edilir. Rapor genellikle 2 yıl geçerlidir. Ancak kapasitede değişiklik olması durumunda güncellenmesi gerekir.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapasite raporuyla ilgili en çok merak edilen soruların yanıtlarını aşağıda bulabilirsiniz.
Kapasite raporu ne kadar sürede çıkar?
Kapasite raporu, belgelerin eksiksiz sunulması ve eksper denetiminin sorunsuz geçmesi durumunda 7 ila 15 iş günü içerisinde hazırlanarak teslim edilir. TOBB onay süreci bu zamanlamada etkili rol oynar.
Her işletme kapasite raporu alabilir mi?
Hayır, sadece üretim faaliyeti yürüten ve sanayi siciline kayıtlı işletmeler kapasite raporu alabilir. Hizmet veya ticaret işletmeleri bu belgeyi alamaz.
Kapasite raporu olmadan teşvik başvurusu yapılabilir mi?
Çoğu yatırım teşviki ve KOSGEB destekleri kapasite raporunu zorunlu kılar. Bu nedenle kapasite raporu olmadan yapılan başvurular genellikle eksik evrak gerekçesiyle reddedilir.
Makine parkurunda eksiklik olması raporu etkiler mi?
Evet, kapasite raporunun temel unsurlarından biri makine parkurudur. Eksik veya yanlış beyan edilen makineler raporun geçerliliğini riske atabilir. Denetim sırasında eksik makine tespiti yapılırsa başvuru reddedilebilir.
Rapor süresi dolunca yeniden başvuru yapmak gerekir mi?
Evet, kapasite raporu genellikle 2 yıl geçerlidir ve süresi dolduğunda yeni başvuru yapılması gerekir. Ayrıca firma bilgilerinde değişiklik olduğunda da güncelleme yapılmalıdır.
Kapasite raporu e-devlet üzerinden görülebilir mi?
Hayır, kapasite raporları henüz e-devlet sistemine entegre değildir. Ancak ilgili sanayi odası üzerinden talep edilerek dijital olarak sunulabilir.
Yerleşim planı çizimi teknik zorunluluk mu?
Evet, özellikle büyük işletmelerde yerleşim planı çizimi üretim alanının doğru analiz edilmesi açısından teknik olarak zorunludur. Bu çizim genellikle mühendis ya da tekniker tarafından yapılmalıdır.
